ポスティングの納品は不満だらけ？配布するだけじゃないアフターサービス

自社の商品やサービスの販促のため、業者を利用してポスティングを行うことを検討されたことがあるかもしれません。

ただし初めてポスティングを行う場合、どのような手順でチラシなどを持ち込めばよいかわからなかったり、ポスティングが本当に実施されているのか、不安に思われるかもしれません。

ここでは、それらについて実際の現場ではどのように行われているか、順に見ていきましょう。

ポスティングにおける納品とは？

ポスティング業者と打合せを行い、配布地域・配布期間・枚数やその効果などを取り決め、契約が成立したら自社で配布用のチラシを用意し、ポスティング業者に納品することになります。

自社でチラシの作成がむずかしい場合、デザインの段階からポスティング業者にかかわってもらうことも可能です。

自社で作成した場合の納品は、郵送または持ち込みになりますが、郵送の場合は郵便局の事情により時間がかかってしまうことがあるため、急ぎのときはポスティング業者に直接持ち込む方が確実です。

ポスティング業者側の準備もあるため、納品は余裕をもって配布開始予定日の前週ぐらいまでにしておくのがよいでしょう。

別途料金を支払うことにはなりますが、自社に集荷してきてくれる業者もあります。

なお、納品物はそのままではポスティングに適当なサイズでなかったり、ホチキス止めが必要な場合もあります。

持ち込む側でチラシを折っていない場合は業者が作業することになりますが、その場合も料金が発生することがあります。

ポスティング業者によってどのサイズは加工が必要かそれぞれルールが異なるため、事前に双方で確認しておく必要もあります。

業者側での加工もそれなりの時間を要するため、納品スケジュールはさらに余裕を持たせておきましょう。

納付したチラシがポスティング業者によって配布された後、配布がどのように販促につながっているか、その効果を測定する必要があります。

クライアント側は配布の現場に立ち会っていないため、実際に配布されているかどうかわかりません。

そのような不安を解消するため、配布報告書（レポート）を作成し、成果物として提出しているポスティング業者もあります。

レポートには定型フォーマットのようなものはなく、ポスティング業者によって異なります。

一般的には最低限、配布日・配布地の住所・エリアごとの配布枚数が記入されています。

これらに加え、クライアントから事前に受領した預かり枚数・実際に配布した担当者・エリアごとに配布できなかった配布枚数・配布できなかった理由・チラシの残部数まで記入していることもあります。

レポートの提出はFAXまたはメールが一般的ですが、クライアントの希望によっていずれかを選択可能な業者もあります。

提出頻度も業者によって異なっており、配布期間中は毎日報告する業者もあれば、週単位であったり、配布完了後に提出する業者もあります。

業者が提出するフォーマットやその頻度が自社の要件にあったものか、契約前に確認しておくことも必要です。

レポートに配布枚数やエリアが記入されていても、実際に配布されているかどうかはそれだけではわかりません。

配布担当者がチラシを無断で廃棄したり、虚偽の報告をおこなうこともあるからです。

配布の透明性を確保するため、クライアントが配布の現場に立ち会えば確実ですが、地理的・時間的にそこまでするのはむずかしいでしょう。

その不安を払拭するため、業者によっては配布担当者以外のものが現場でチェックしたり、GPSロガーの携帯は一般的になっているようです。

GPSロガーをつかえば、配布担当者が移動した軌跡をトレースでき、担当エリアを予定通りに移動していたかどうか、把握することができます。

取得したログを地図上にマッピングしたGPS報告書を作成し、配布レポートに添付している業者もあります。

さらにGPS情報をクライアントと共有し、PC端末を介して配布担当者の行動履歴を提供している業者もあります。

配布日にリアルタイムで配布担当者がどのように移動しているのか、ディスプレイ上で確認できるので、そのようなサービスを提供する業者は信頼性が高いといえるでしょう。

このようにIT化の波がポスティング業界にも押し寄せているようです。

・ポスティング実施日から逆算し、業者への納品は余裕をもって行いましょう。

・業者の集荷や納品後の加工など、納品時にはどのようなオプションがあるか、またそれらの料金について事前に確認しましょう。

・業者は成果レポートを提出してくれるか、また提出される場合、提出の頻度やフォーマットが満足のいくものか確認しましょう。（GPS報告書やGPS情報の提供サービスがあればなおよい）